Budget beheer

Instellen budget
Met budgetten kan je zicht houden op de uitgaven van jouw organisatie. Je kunt hierbij een maximale orderwaarde eventueel combineren met een budget of alleen een budget instellen. Hierbij een uitleg hoe je het budget instelt.

Begrippen

Individueel budget
Het bedrag dat je hier instelt geldt voor iedere gebruiker aan wie je dit budget toekent. Iedere gebruiker heeft hierbij bijvoorbeeld € 1000 te besteden.

Gedeeld budget
Het bedrag dat je hier instelt wordt gedeeld met alle gebruikers aan wie je dit budget toekent. Alle gebruikers hebben bijvoorbeeld gezamenlijk € 1000 te besteden.

Periode selectie
Naast de keuze voor ‘Maand’, ‘Kwartaal’ en ‘Kalenderjaar’, kun je ook kiezen voor een schooljaar door ‘Jaar met startmaand’ te selecteren en de maand te kiezen, waarin het nieuwe schooljaar start. Vanaf dat moment is er dan weer nieuw budget beschikbaar.
Indien je een éénmalig budget hebt, kies dan voor ‘Geen periode, onbeperkt’.

Te ondernemen actie
Hier stel je in wat er dient te gebeuren bij overschrijding van het budget.

Naam
Geef hierbij een omschrijving op van je ingestelde budget, zodat duidelijk is waarvoor en voor wie dit budget bedoeld is. Benoem hierbij altijd de vestiging(en) voor wie het budget bedoeld is. Bijvoorbeeld ‘Leermiddelen € 1000 de Nachtegaal’ of ‘Leermiddelen € 1000 stichting De Vogels’

Werkwijze
Wil je kunnen werken met budgetten per vestiging dan is het noodzakelijk dat de gebruikers die gekoppeld worden aan deze budgetten maar op één vestiging gekoppeld zijn. Voor elk budget geldt dat het nodig is om in de budgetnaam minimaal de locatienaam op te nemen en eventueel de groepsnaam indien van toepassing. Zo houd je het overzichtelijk.

Vestigingsbudget
Als bestuur wil je vaak een budget instellen per vestiging voor een schooljaar (voor bijvoorbeeld ICT-bestedingen). In dit geval kan het wenselijk zijn dat er op elke vestiging een aparte gebruiker aangemaakt wordt voor ICT-bestellingen. Je kunt namelijk maar één budget per gebruiker toekennen. Hierdoor blijft het mogelijk om met meerdere budgetten te werken.

Groepsbudget
Als bestuur wil je soms een budget per groep instellen voor een schooljaar. Hiervoor hoeven geen aparte gebruikers aangemaakt te worden.

Voorbeeldinstellingen voor een budget
Naam: Budget ICT - De Reigers of Budget groep 4 - De Reigers
Maximaal te besteden (excl. btw): 5000 of 1000
Periode selectie: Jaar met startmaand
Maand: September
Te ondernemen actie: Order dient geautoriseerd te worden
Gedeeld: Ja

Voorbeeld: Budgetten toewijzen
Elise en Jeanette hebben een duobaan in groep 4 op De Reigers:
Gebruiker [e-mail] krijgt het budget “Budget groep 4 – De Reigers” toegewezen.
Gebruiker [e-mail] krijgt ook het budget “Budget groep 4 – De Reigers” toegewezen.

Jeanette doet ook de ICT bestellingen voor De Reigers. Hiervoor gebruikt ze [e-mail]
Gebruiker [e-mail] krijgt het budget “Budget ICT – De Reigers” toegewezen.

Heb je specifieke inrichtingswensen die hier niet benoemd zijn, neem dan contact op met onze klantenservice via 088 410 10 20 of mail naar [e-mail]